22.03.2016 10:26Damit ein Hotel auch für Tagungen und Kongresse werben kann, sollten verschiedene Punkte auf der Tagesordnung stehen bzw. mit zur Ausstattung des Hauses gehören. Ob große oder kleine Unternehmen, die Anforderungen an eine Hotel sind prinzipiell von gleicher Natur. In erster Linie sollte genügend Platz vorhanden sein, um großzügige Räume anbieten zu können. Die Tagungsräume selbst können unterschiedlich gestaltet sein, müssen aber dennoch gewisse Grundvoraussetzungen erfüllen. Neben der grundsätzlichen Verpflegung und der Möglichkeit der Unterbringung der Gäste gehören noch einige andere Punkte dazu.
Titelbild: Lobby Steigenberger Hotel Bad Homburg. Quelle: Hotel-Zentrale.de
Helle Räume laden ein
Die Tagungsräume sollten möglichst lichtdurchflutet sein und auch selbst der Anstrich der Wände sollte möglichst hell sein. So erscheinen die Räume grundsätzlich freundlicher und einladender. In dunklen Räumen lässt sich nun mal schlechter arbeiten. Zwar dient ein Tagungsraum in erster Linie der Fort- oder Weiterbildung oder auch Besprechung von Geschäftsaktivitäten, doch gleichzeitig sollte der Entspannungscharakter nicht fehlen. Das Mobiliar sollte möglichst nüchtern und leicht sein. Lange, helle Tische und leichte Stühle aus Kunststoff lassen ebenfalls den Eindruck der Leichtigkeit erwecken.
Auch die Tischdeko sollte möglichst einfach gehalten werden. Keine Schnörkel, keine große Blumengestecke. Weniger ist mehr. Getränke, Gläser und vielleicht ein wenig Fingerfoot, wenn es gewünscht ist.
Beamer für Powerpoint und Co.
Die technische Ausstattung eines Tagungsraumes ist für Unternehmen ganz entscheidend. Wenn wichtige Zugänge zu W-LAN, oder andere technische Möglichkeiten nicht vorhanden sind, kann das schnell zum Ausschlussverfahren eines Unternehmens führen, sich anhand dieser Tatsachen sich nicht für dieses Hotel zu entscheiden. Wer keine Powerpoint-Präsentation durchführen kann, wählt ebenfalls ein anderes Hotel.
Positives Beispiel: Als
Tagungsraum in Hannover hat sich das Hotel Auszeit einen guten Namen gemacht und bietet alle Voraussetzungen für einen perfekte Ablauf einer solchen Veranstaltung. Hier erfüllt man umfassende Ansprüche an alle die eine Tagungsräumlichkeit rund um die Region Hannover suchen.
Zur technischen Ausstattung eines Tagungsraumes sollten unbedingt gehören:
• Ein Beamer, der leicht zu bedienen und zu verstellen ist.
• Ein Overheadprojektor
• Eine Pinnwand
• Mehrere Flipcharts
• Moderationsmaterial
• W-LAN
• Je nach Größe des Raumes auch eine Mikrofon-Ausstattung
Damit sich die Anwesenden in den Pausen ein wenig zurückziehen und entspannen können, sollte unbedingt die Möglichkeit bestehen, sie hinaus zuzulassen. Eine kleine Bar, ein kleines Café, eine Lounge, oder einfach eine gemütliche Terrasse im Garten des Hotels... Das wären ganz klar Pluspunkte eines Tagungsraum-Anbieters.
Eine kleine Sitzecke im Loungebereich reicht da nicht aus. Immerhin können 20 und mehr Personen an einer Tagung teilnehmen und je nach Raumgröße können dann auch schon einmal rund 60 Personen teilnehmen. Wer nicht genügend Platz und Raum für Ausweichmöglichkeiten schafft, hat schlechte Karten erneut gebucht zu werden. Auch für eventuelle Gruppenarbeiten sollten Ausweichmöglichkeiten wie zusätzliche Räume, Gartenecken und mehrere Sitzecken angeboten werden.
Für den Hunger zwischendurch
Nicht nur kleine Häppchen sollten auf der Speisekarte stehen. Auch kleine Gerichte, die schnell zubereitet und gegessen werden können, sind von Vorteil. Tagungssnacks und Getränke passend zur Tagung sollten parat stehen können. Übernachtungsmöglichkeiten sollten genügend vorhanden sein und auf alle Belange der Gäste abgestimmt sein. Ruhige Zimmer, die nicht direkt zur Straßenseite liegen und Zimmer, die sich zur Hofinnenseite neigen sind gerne gebucht und sollten für diese Zwecke zur Verfügung stehen können.
Die Parkmöglichkeiten müssen darüber hinaus großzügig eingeplant werden. Gute Verkehrsanbindung ist gut, muss aber nicht zwingend erforderlich sein. Allerdings ein guter Kontakt zur Taxizentrale ist von Vorteil.
